Digitale Eingangsrechnung 2024: Alles, was Sie jetzt wissen müssen
Was Eingangsrechnungen so wichtig macht
Mit dem Inkrafttreten von Verbindlichkeiten sind Eingangsrechnungen Teil eines essenziellen Prozesses in jedem Unternehmen: dem Rechnungseingang. Sauber verarbeitete und pünktlich bezahlte Eingangsrechnungen sorgen für eine hohe Reputation. Durch die Schaffung von Liquidität vermitteln sie den Lieferanten und Rechnungsstellenden ebenfalls Loyalität. Bezahlende Unternehmen profitieren kurzfristig von Skontoabzügen beziehungsweise Frühzahlerrabatten und langfristig von besseren Zahlungsbedingungen. Hierzu zählen etwa verlängerte Zahlungsziele oder höhere Skontosätze.
Was nach einem selbstverständlichen „Old School“-Verfahren klingt, wird in der Praxis häufig noch vernachlässigt. Insbesondere veraltete und manuelle Prozesse im Rechnungseingang sorgen häufig dafür, dass Mitarbeitende demotiviert werden und das Unternehmen Reputationsverluste erleidet.
Was Eingangsrechnungen so wichtig für Unternehmen macht, sind ihre schnelle und korrekte Verarbeitung und eine pünktliche Zahlung, um keine Skontofrist zu versäumen.
Pflichtangaben auf Eingangsrechnungen
- § 14 und § 14a UStG regeln die Pflichtangaben für Eingangsrechnungen. Diese sind:
- (Firmen) Name und Anschrift des Kreditors und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung, Art, Umfang und Anzahl der gelieferten Güter/Dienstleistungen
- Lieferdatum
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Rabatte, wenn diese im Voraus vereinbart wurden
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Was kann die digitale Eingangsrechnung?
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Effizienz und Genauigkeit entscheidende Maßstäbe für den Erfolg. Eine zentrale Rolle in diesem Kontext spielt der Prozess des Rechnungseingangs. Obwohl papierbasierte Rechnungen eigentlich der Vergangenheit angehören, sind sie in vielen Unternehmen immer noch präsent. Die nachfolgenden Vorteile von digitalen Eingangsrechnungen verdeutlichen, wie Sie Ihre Finanzabteilung auf zeitgemäße Weise modernisieren können.
- Sofortiger Zugriff: Digitale Eingangsrechnungen sind, wie es der Name bereits andeutet, rein digital. Das bedeutet, dass Sie von überall und zu jeder Zeit darauf zugreifen können. Egal, ob Sie sich im Büro befinden, auf Geschäftsreise sind oder im Homeoffice arbeiten – mit nur wenigen Klicks haben Sie sofortigen Zugriff auf sämtliche Ihrer Rechnungen. Diese hohe Zugänglichkeit ermöglicht eine deutliche Optimierung Ihrer Finanzprozesse und erleichtert langfristig die Verwaltung Ihres Cashflows.
- Weniger Papierverbrauch: Durch die Nutzung digitaler Eingangsrechnungen können Sie sich von der lästigen Papierflut verabschieden, die traditionell mit der Rechnungsstellung einhergeht. Dies ist nicht nur platzsparend, sondern auch ressourcenschonend, da der Papierverbrauch deutlich reduziert wird.
- Höhere Genauigkeit: Die manuelle Übertragung von Informationen aus gedruckten Rechnungen birgt das Risiko von Fehlern, deren Korrektur zeitaufwendig und kostenintensiv sein kann. Durch den Einsatz unserer ELO Invoice Lösung zur Automatisierung des Rechnungseingangs werden diese manuellen Prozesse mittels KI-Technologien digitalisiert. Zu den angebotenen Funktionen zählen die Validierung von Daten, die Bereitstellung eines Dashboards, von Prozessen und Workflows sowie die Schaffung eines digitalen rechtskonformen Archivs (nach GoBD) für Rechnungsdokumente nebst Content.
- Schnellere Verarbeitung: Digitale Eingangsrechnungen ermöglichen eine deutlich schnellere Verarbeitung im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen. Unsere Invoice-Lösung in Kombination mit DocXtractor kann Eingangsrechnungen effizient mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen, wodurch der Genehmigungs- und Zahlungsprozess beschleunigt wird. Diese beschleunigte Abwicklung bietet insbesondere Unternehmen mit einem regelmäßig hohen Rechnungsaufkommen erhebliche Vorteile.
- Kosteneinsparungen: Die langfristige Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen ermöglicht signifikante Kosteneinsparungen, insbesondere durch die Reduzierung aller Aufwendungen, die mit der manuellen Verarbeitung der Rechnungen verbunden sind.
- Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ist zu erwarten, dass die Anzahl der eingehenden Rechnungen steigt. Unsere ELO Invoice Lösung für den Rechnungseingang ist skalierbar und ermöglicht es, das wachsende Arbeitsvolumen mühelos zu bewältigen.
Was ändert sich 2024 im digitalen Rechnungseingang?
Die zukünftige Performance von Unternehmen hängt entscheidend von deren Streben nach Effizienz, Agilität und Flexibilität auf nationaler sowie internationaler Ebene ab. Besonders in den Bereichen Source-to-Pay und Rechnungseingang spielen digitale und schnelle Prozesse eine Schlüsselrolle für den Erfolg. CFOs und Abteilungsleitende im Finanzbereich müssen dabei keine Technologie-Experten sein, sondern können auf die Expertise von MODOX zurückgreifen, um diese Vorteile optimal zu nutzen.
Gleichzeitig erfahren die Vorschriften für elektronische Rechnungen eine rasante Veränderung. Um einen zeitaufwändigen Rechercheaufwand zu vermeiden, bietet die ELO Invoice Software-Lösung eine globale Konformität. Unsere Lösung ist kompatibel mit jeder Systemumgebung und ermöglicht zudem niedrigere Kosten und schnellere Zahlungen.
Sie interessieren sich für die digitale Eingangsrechnung? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen bei offenen Fragen gerne zur Verfügung.