Die Stiefkinder der Digitalisierung: Drucker und MFPs
Auch wenn durch die Arbeit im Homeoffice das Druckvolumen in vielen Unternehmen signifikant gesunken ist, heißt das noch lange nicht, dass wir uns von Druckern und Multifunktionsgeräten (MFP) verabschieden können oder sollten. Trotz wachsenden Digitalisierungsgrades werden gedruckte und kopierte Dokumente nach wie vor benötigt und dabei Drucker & Co. als Teil der Digitalisierung völlig zu Unrecht unterschätzt.
Bedarf an gedruckten Dokumenten
Eine vollständig digitalisierte und damit papierlose Arbeitswelt ist auch in naher Zukunft schlichtweg nicht möglich. Umso wichtiger ist es deshalb, eine Vernetzung über die Grenzen hinweg zu schaffen: Informationen, die auf Papier festgehalten wurden, müssen ihren Weg in die bestehenden digitalen Systeme finden, um den reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang wandeln sich besonders Multifunktionsgeräte verstärkt zu Bindegliedern zwischen der analogen und digitalen Welt.
Für das Inputmanagement benötigt man die Scanfunktion des MFP, in der Regel in Verbindung mit einer Capturing Lösung. Mit dem Scannen werden Dokumente digitalisiert und können danach beliebig weiterverarbeitet werden. So werden papierbasierte Dokumente Teil des digitalen Workflows. Auch am Ende steht – falls nötig – das MFP, wenn es darum geht, das digitale Dokument wieder in der analogen Welt nutzbar zu machen, sprich auszudrucken. Indem Drucksysteme in Unternehmen diese beiden Aspekte abdecken können, sorgen sie dafür, dass Prozesse wie z.B. der Rechnungseingang vollständig im digitalen Workflow abgewickelt werden können.
Durch die zunehmende Integration von Multifunktionsgeräten in die IT-Infrastruktur werden diese Geräte zu einem festen Bestandteil der digitalen Unternehmensprozesse.
Multifunktionsgeräten (MFP) als Teil des Unternehmensnetzwerks
Damit MFPs im Unternehmen ihr volles Potenzial entfalten können, ist es wichtig, sie ins Unternehmensnetzwerk zu integrieren. Hier ist der Fachmann gefragt. Denn längst reicht es nicht mehr aus, die Geräte in technischer Hinsicht zu betreuen und für einen einwandfreien mechanischen Ablauf zu sorgen. Vielmehr müssen diese vielseitigen und leistungsstarken Geräte im Sinne der gesamten IT-Integration betrachtet werden. Nur so können die Möglichkeiten, die sich durch Funktionen wie z.B. den Zugriff auf Verzeichnispfade, Dokumenten-Management-Software oder Adressbücher ergeben, vollständig ausgeschöpft werden.
Auch die Themen Sicherheit und Datenschutz spielen bei der Integration von Druckern und Multifunktionsgeräten eine wichtige Rolle. Schließlich sollen diese Geräte nicht zur Sicherheitsschwachstelle im Unternehmensnetzwerk werden! Durch entsprechende Konfigurationen lassen sich Zugriffskontrollen, Benutzerauthentifizierungen und weitere sinnvolle Funktionen wie etwa eine Follow-me-Drucklösung realisieren.
Fazit: Drucker und Multifunktionsgeräte werden völlig zu Unrecht noch viel zu häufig als Bestandteile der digitalen Transformation vernachlässigt. Bei der Digitalisierung von papierbezogenen Dokumenten nehmen sie eine wichtige Rolle innerhalb der Unternehmensprozesse ein.
Unkontrolliertes Drucken gehört damit der Vergangenheit an. Kosteneffizienz, Ressourcenschonung und Datensicherheit stehen beim modernen Druckmanagement im Vordergrund – und nicht zuletzt die Mitarbeiterzufriedenheit! Prozesse werden vereinfacht und beschleunigt, der Arbeitsaufwand gesenkt.
Welche Rolle spielen Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte in Ihren digitalen Unternehmensprozessen?
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Unternehmen haben die Möglichkeit, im Rahmen der Konzeption DPO (Document Process Outsourcing) die Druckinfrastruktur in Teilen oder komplett an MODOX auszulagern. Von der Installation und Einrichtung der Hard- und Software, der professionellen Durchführung des Rollouts über die Wartung bis hin zur Deinstallation übernehmen die Experten für Druck- und Dokumentenmanagement auf Wunsch sämtliche Prozesse, optimieren diese und passen sie individuell an das Unternehmen an.
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