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Intelligentes E-Mail-Management

09.12.2021| Für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen: Optimieren Sie Ihre Prozesse und schaffen Sie Ordnung in Ihrem E-Mail-Postfach mit Hilfe des ECM-Systems von ELO.

Die E-Mail gilt in Unternehmen als bevorzugter und damit wichtigster Kommunikationskanal, um sich mit anderen auszutauschen. Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom bekommt jeder zweite Berufstätige mehr als 26 E-Mails pro Tag. Rechnet man das hoch auf ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitern, werden täglich 5.200 E-Mails empfangen, jährlich etwa 1,1 Millionen. Jede E-Mail bringt eine Flut an Informationen mit sich. Wie gehen Sie mit dieser Informationsflut um?

Haben Sie des Öfteren das Gefühl, zu viel Zeit mit unwichtigen E-Mails zu verschwenden? Und fällt es Ihnen schwer, die für Sie wirklich nützlichen Informationen herauszufiltern? Um hier die Kontrolle zu wahren, ist es von Vorteil, den Überblick zu behalten und Ihr digitales Postfach sinnvoll zu organisieren. Denn oftmals werden E-Mails

  • übersehen,
  • versehentlich gelöscht,
  • unübersichtlich und nicht rechtskonform aufbewahrt,
  • wenig effizient in den Geschäftsprozess eingebunden,
  • mit einer falschen Erwartungshaltung und unklarer Anschlusskommunikation versendet.

Sie finden sich darin wieder? Dann sollten Sie darüber nachdenken, ein E-Mail-Management-System in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Kontrolle über Ihre digitale Informationsflut

Ein intelligentes E-Mail-Management-System ermöglicht Ihnen die bessere Auffindbarkeit sowie effektive Archivierung Ihrer Informationen unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sowohl die durch die GoBD geregelte Aufbewahrungspflicht als auch das Datenschutzgesetz (DSGVO) werden hierbei berücksichtigt. E-Mails gelten als kaufmännische Dokumente. Aus diesem Grund sollten Sie sich immer die Frage stellen: Wie speichere ich meine geschäftlichen E-Mails rechtskonform und sicher?

ELO bietet die Lösung: E-Mail-Management auf Basis eines ECM-Systems

Mit einem intelligenten E-Mail-Management-System eingebunden in ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) profitiert Ihr gesamtes Unternehmen. Damit wird die beste Voraussetzung für einen elementaren Baustein Ihrer Unternehmens-IT geschaffen.

Ein ECM-System kommuniziert mit allen Systemen in Ihrem Unternehmen, bietet transparente Arbeitsabläufe, vielfältige Möglichkeiten der fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit und eine Vielzahl an technischen Erweiterungen für unterschiedliche Bereiche. Für Sie bedeutet das:

Zeitersparnis

Sie sparen wertvolle Zeit durch automatisierte Abläufe.

Kostenreduzierung

Sie reduzieren Ihre Kosten dank optimaler Ressourcennutzung.

Prozesssicherheit

Sie erhöhen die Sicherheit Ihrer Unternehmensprozesse.

Mit dieser Basis werden alle Funktionalitäten geboten, um Ihre E-Mails ganzheitlich und zukunftssicher zu verwalten. Intelligentes E-Mail-Management bringt Ihnen die folgenden Vorteile:

  • Infrastruktur
    Ihre Serverkapazitäten werden effizient geschont und Backup-Zeiten reduziert. Darüber hinaus werden reibungslose Abläufe in Ihrem Unternehmen geschaffen.

  • Archivierung
    Ihre E-Mails werden sicher und rechtskonform an einem zentralen Ort aufbewahrt, an dem Sie jederzeit schnell auffindbar sind. Zugriffsbeschränkungen erhöhen die Sicherheit Ihrer Informationen.
     
  • Prozesszuordnung
    Ihre E-Mails werden intelligent in Ihre Unternehmensprozesse eingebunden. So können diese beispielsweise bestimmten Personen zugeordnet werden. Hiervon profitieren u.a. Mitarbeitende in der Buchhaltung, die Rechnungen zur Weiterverarbeitung in Umlauf bringen.
     
  • Automatisierung
    Diverse Automatismen sorgen dafür, dass Ihre E-Mails automatisiert weiterverarbeitet werden. Hierzu zählen beispielsweise ein zuverlässig funktionierender Spam-Filter oder automatisch generierte Antwortmails.
     
  • Inhaltsanalyse
    Als erweiterte Möglichkeit Ihres E-Mail-Managements können Ihre E-Mails inhaltlich analysiert werden, um die gewonnenen Informationen gezielt zu nutzen und automatische Antworten zu versenden.
     
  • E-Mail-Vermeidung
    Sie nutzen die Informationen Ihrer E-Mails effizienter, ersetzen diese beispielsweise durch andere Kommunikationsformen (z.B. Chat direkt am Ablageort Ihres Dokuments) und können so eine Flut an E-Mails vermeiden.

E-Mail-Management steigert die Effizienz in Ihrem Unternehmen

In Zeiten der digitalen Transformation bilden automatisierte Unternehmensprozesse einen großen Mehrwert für Ihr Unternehmen und sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Digitalisierte Prozesse sorgen für die ständige Verfügbarkeit aller für Sie notwendigen Informationen und Daten und bringen dadurch entstehende Kosten- und Effizienzvorteile mit sich. Moderne E-Mail-Management-Lösungen lassen sich an Ihre individuellen Unternehmensprozesse anpassen und mit den in Ihrem Unternehmen vorhandenen Softwarelösungen verknüpfen. Dadurch werden nicht nur effizient Kosten und administrativer Aufwand eingespart, sondern auch transparente Arbeitsabläufe und schlanke Prozesse geschaffen. Halten Sie mit der fortschreitenden Digitalisierung Schritt und setzen Sie auf ein E-Mail-Management-System in Verbindung mit einem ECM, um als Unternehmen zukunftsfähig zu bleiben. Die ELO ECM Suite bietet hierfür die optimale Lösung.

Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer E-Mail-Management-Strategie?

Als langjähriger und erfahrener ELO Business Partner helfen wir Ihnen gerne bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer E-Mail-Management-Strategie.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!

Kontakt aufnehmen

Ihr Ansprechpartner:
Rainer Eholzer
Prokurist, MODOX-Modern Documents GmbH

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