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Wie die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 gelingt

„Hauptsache, es läuft!“

Im Zuge der Corona-Pandemie sehen sich viele Unternehmen gezwungen, eine schnelle Lösung für die Kommunikation aus dem Homeoffice zu implementieren. Dabei fiel die Wahl vieler Unternehmen auf die Abonnementlösung Microsoft 365 (ehemals Office 365).

Nachhaltige Einführung von Microsoft 365

Neben der rein technischen Bereitstellung von Microsoft 365 sind für eine nachhaltige Einführung eine Vielzahl an organisatorischen und regulatorischen Herausforderungen zu berücksichtigen.

Der Geschäftsplan von Microsoft sieht vor, die klassische Perpetual Lizenzierung durch ein abobasiertes Servicemodell abzulösen. Hierbei ändern sich auch die Lizenzbestimmungen und Nutzungsrechte der Produkte. Welche konkreten Auswirkungen diese Änderung auf das Lizenzmanagement und die Lifecycle-Prozesse Ihres Unternehmens haben wird, lesen Sie hier.

Lag die Verwaltung der Daten und der Nutzerrechte Ihres Unternehmens bisher allein in den Händen Ihrer IT, gewinnt durch die Cloud-Lösung eine weitere Partei zunehmend an Einfluss auf Ihre Vorgehensweisen sowie Ihren Umgang mit Anwendungen und Daten: der Cloud-Anbieter.

Die Möglichkeiten, die Office 365 bzw. Microsoft 365 bietet, haben enorm zugenommen. Früher wurden die Produkte zur reinen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie als E-Mail- und Präsentationsanwendung genutzt. Heute gibt es ein Paket für Unified Communications und Collaboration (UCC). Das Paket beinhaltet spezielle Erweiterungen zur gemeinsamen und gleichzeitigen Verarbeitung von Daten wie auch für den Datenaustausch; insbesondere über die Videokonferenzlösung Microsoft Teams.

Die benannten Möglichkeiten von Microsoft 365 sorgen dafür, dass sich die Anforderungen hinsichtlich der Compliance deutlich erhöhen. Um auch weiterhin u.a. Geschäftsgeheimnisse zu wahren, sollten weitreichende Regelungen in Bezug auf Datenhandling, IT- und Informationssicherheit geschaffen werden. Darüber hinaus muss das Thema Datenschutz betrachtet werden (z.B. Datentransfer in Drittstaaten). Es ist außerdem sinnvoll, das Lizenzmodell genaustens zu kennen.

Damit Microsoft 365 nicht einfach nur „läuft“

ORGATEAM unterstützt Sie gerne dabei, die richtigen strategischen Entscheidungen hinsichtlich der Microsoft 365 Lösung zu treffen. So nutzen Sie die volle Bandbreite der Komplettlösung, ohne dabei die Themen Datensicherheit und Datenschutz aus den Augen zu verlieren.

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Vorgehen bei der Einführung von Microsoft 365

Um die digitale Transformation mithilfe von Microsoft 365 schnellstmöglich voranzubringen, sehen Sie in nachfolgendem Schaubild, wie Sie bei der Einführung der Cloud-Lösung vorgehen, damit diese erfolgreich und nachhaltig implementiert werden kann. Wichtig zu wissen: Die aufgeführten Punkte zählen zu den Wichtigsten, die im jeweiligen Schritt beachtet werden sollten, sind aber längst nicht die einzigen zu berücksichtigenden Punkte.

 

1.    Projektteam

Legen Sie ein Projektteam fest. Definieren Sie u.a. die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams und informieren Sie ihr Team, welche Produkte oder Services eingeführt werden sollen.

2.    Strategie

Arbeiten Sie eine Strategie aus. Welche konkreten Ziele verfolgen Sie? Beschreiben Sie Ihre Stakeholder. Welche KPIs sind für Sie wichtig?

3.    Readiness

Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen Ihrer Infrastruktur sowie die organisatorischen Schnittstellen für eine erfolgreiche Microsoft 365-Einführung. Entwickeln Sie einen Governance Plan und definieren Sie Strukturen für eine einheitliche Arbeitsweise. Binden Sie bereits in diesem Schritt unbedingt Ihren Datenschutzbeauftragten mit ein.

Um den Umfang eines einzelnen Schrittes zu verdeutlichen, betrachten wir nun die Punkte Datenschutz und Informationssicherheit etwas genauer und zeigen Ihnen auf, welche Fragestellungen sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben. Die Transformation erfolgt in unserem Beispiel von einem On-Premise Speicher im eigenen Rechenzentrum hin zur Speicherausweitung in die Public Cloud.

Unter anderem ergeben sich folgende Fragestellungen:

  • Sind die Unternehmensdaten klassifiziert nach dem Schutzbedarf und nach Vertraulichkeitsstufen?
  • Bestehen Regelungen, wie mit diesen klassifizierten Daten umgegangen werden soll?
  • Ist klar definiert, welche Art von Daten auch außerhalb der lokal betriebenen Infrastruktur gespeichert werden dürfen?
  • Sind die Mitarbeiter entsprechend sensibilisiert, an welchem Speicherort welche Daten in der Public Cloud abgelegt werden sollten? (Wann werden Daten oder Notizbücher z.B. in OneDrive for Business, wann in Sharepoint Online gespeichert?)
  • Bestehen aus datenschutzrechtlicher Sicht Vereinbarungen hinsichtlich Auftragsverarbeitung und Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU?
  • Wie wird der Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff gewährleistet (Kann beispielsweise eine Verschlüsselungstechnologie eingesetzt werden?)
  • Inwieweit lässt sich die Übermittlung von Telemetriedaten regulieren?

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4.    Build/ Plan

Definieren Sie Pilotgruppen und setzen Sie ein Champions-Programm auf. Welche Services und Bestandteile rollen Sie zu welchem Zeitpunkt aus? Legen Sie Rollout-Phasen und die Hauptmeilensteine des Projektes fest.

5.    Onboarding

Sie haben die Basis für Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen eingeführt. Beginnen Sie mit der schrittweisen Anbindung der Endbenutzer. Falls nicht bereits vorhanden, sollten Sie sich frühzeitig Gedanken über ein Identitätsmanagement machen. Lassen Sie Ihre Endbenutzer nicht auf sich allein gestellt, sondern geben Sie Ihnen regelmäßig die Möglichkeit, an Anwendertrainings teilzunehmen.

SIE HABEN FRAGEN ODER BENÖTIGEN BERATUNG?

Die Experten von ORGATEAM helfen Ihnen gerne dabei, Microsoft 365 erfolgreich und nachhaltig in Ihrem Unternehmen einzuführen.

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